Osoba, która chce zrealizować zamówienie publiczne – dostawę lub usługę powinna wypełnić wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (link do pobrania wniosku).

Wniosek składa się z dwóch części. Część A oznaczona jest żółtym kolorem, jest obowiązkowa dla wszystkich wnioskujących. Natomiast cześć B będąca w kolorze zielonym jest wypełniana wtedy, gdy zamówienie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Instrukcja wypełniania części A wniosku o udzielenia zamówienia publicznego.

1. Wnioskodawca w „nazwie jednostki wnioskodawcy” (pkt 1 wniosku) obok nazwy wydziału podaje także instytut finansujący zamówienie czy np. koło naukowe.
2. Wnioskodawca równocześnie z „nazwą zamówienia publicznego” (pkt 2 wniosku) określa także „ główny kod CPV” korzystając ze słownika CPV (pkt 4.1 wniosku). W przypadku braku możliwości doboru pasującego głównego kodu CPV Wnioskodawca podaje zbliżony do nazwy zamówienia główny kod CPV oraz posiłkuje się precyzując zamówienie „dodatkowym kodem CPV” (pkt 4.2 wniosku). Można podać kilka dodatkowych kodów CPV.

Wnioskodawca określa zamówienie podając jak najwięcej cyfr znaczących kodu CPV.

Linki do słowników CPV: (https://kody.uzp.gov.pl/) (https://www.portalzp.pl/kody-cpv)

1. W przypadku usług wnioskodawca podaje także kategorię usług (pkt 5 wniosku). Podawane jest pięć pierwszych liczb z kodu CPV. Przykład: kod cpv 505300000-9 „Usługi w zakresie napraw i konserwacji maszyn” – kategoria usług 50530.
2. Wnioskodawca sprawdza czy jego zamówienie jest „ujęte w planie zamówień” (pkt 6 wniosku). (https://www.ca.pw.edu.pl/index.php/Kanclerz/Dzial-Zamowien-Publicznych/Plan-postepowan-2022). Jeśli jest ujęty podaje dalej rok obowiązywania planu, pozycję i wartość w planie.
3. Wnioskodawca podaje wartość zamówienia netto oraz przelicza ją na euro według przelicznika 1 EUR = 4,4536 zł.

Wnioskodawca wskazuje także czy zamówienie jest udzielane z zastosowaniem przepisu art. 30 ust. 4 ustawy PZP. Zgodnie z pismem okólnym nr 4/2021 Rektora PW możliwość stosowania art. 30 ust. 4 ustawy PZP przysługuje wyłącznie: kierownikowi DAG oraz dyrektorowi CI PW (pkt 7 wniosku).

Wnioskodawca koniecznie ustala wartość netto zamówienia. Podana wartość jest jedną z podstaw określenia czy dane zamówienie podlega lub nie podlega ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Wnioskodawca dołącza do wniosku odpowiedni dokument poświadczający wartość zamówienia (druk oferty sklepu, mail z ofertą od dostawcy).

Zgodnie z regulaminem zamówień publicznych Politechniki Warszawskiej (Zarządzenia: nr 85/2021 oraz 35/2022 Rektora PW) w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza 20 000 zł (netto) ale nie przekracza 50 000 zł (netto) wnioskodawca musi:

1. przeprowadzić rozeznanie rynku dokonane przez wysłanie zaproszenia do składania ofert drogą mailową do przynajmniej trzech potencjalnych wykonawców lub,
2. opracować Opis Przedmiotu Zamówienia wraz z kryterium oceny ofert, które będą podstawą do publikacji zaproszenia do składania ofert na stronie Platformy Zakupowej. Jako kryterium oceny ofert mogą być np.: cena, termin dostawy, długość gwarancji itp. z określoną wagą. Podane kryteria muszą być mierzalne nie mogą być uznaniowe. Na podstawie otrzymanych ofert na Platformie Zakupowej Wnioskodawca dokonuje wyboru wykonawcy zamówienia.
3. Wnioskodawca podaję datę ustalenia zamówienia „dzień ustalenia wartości zamówienia” (pkt 8 wniosku) oraz wskazuje „podstawę ustalenia wartości zamówienia” (pkt 9 wniosku). Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest: strona internetowa dostawcy, rozmowa telefoniczna z dostawcą, wizyta w sklepie, korespondencja mailowa lub inne. Wnioskodawca dołącza do wniosku odpowiedni dokument poświadczający wartość zamówienia (druk oferty sklepu, mail z ofertą od dostawcy itp).
4. Wnioskodawca podaje kwotę brutto według ustawowej stawki VAT (pkt 10 wniosku). W przypadku gdy zakup jest finansowany z kilku źródeł w rubryce „kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia” podawane są źródła z podaniem wielkości kwoty jaka ma być przeznaczona z danego źródła (pkt 11 wniosku).
5.  Wnioskodawca uzupełnia wniosek zakupowy o załączniki (pkt 15 wniosku) takie jak: opis przedmiotu zamówienia, oferty potencjalnych wykonawców, kryterium oceny ofert wraz ze wskazaniem – obliczeniem, która oferta okazała się najkorzystniejsza.
6. Jeżeli zamówienie nie podlega ustawie Prawo Zamówień Publicznych wnioskujący zaznacza pole wyboru nr „16.1.” wraz ze wskazaniem polegającym na skreśleniu słowa „stosowaniem”.

W „uzasadnieniu prawnym„ niezbędne jest podanie: art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy PZP natomiast w „uzasadnieniu faktycznym”: kwota zamówienia nie przekracza 130 000 zł.

1. W przypadkach zakupu urządzeń komputerowych, urządzeń sieciowych, serwerów, mebli, odbiorników telewizyjnych i radiowych, urządzeń telekomunikacyjnych, usług w zakresie oprogramowania, usług internetowych, usług drukowania, robót budowlanych a także zamówień zgodnych z kodem CPV 38400000-9 i 48100000-9 niezbędne jest przeprowadzenie udzielenia zamówienia w trybie przetargów według procedury krajowej lub unijnej. Zamawiający zaznacza wtedy pole wyboru nr „16.2.”, które obliguje do wyplenienia części B wniosku o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Wnioskodawca przed podaniem wniosku do zespołu zamówień publicznych własnoręcznie oraz czytelnie podpisuje wniosek zakupowy (pkt 17 i 18 wniosku).

Instrukcja wypełniania części B wniosku o udzielenia zamówienia publicznego.

1. Wnioskodawca oprócz informacji o ujęciu bądź nie ujęciu zamówienia w planie postępowań (pkt 19 wniosku), oraz informacji czy odbyło się wcześniejsze postępowanie (pkt 20 wniosku) w dalszej kolejności oświadcza czy zamówienie będzie dzielone na części (pkt 21 wniosku). Podział na części zwiększa konkurencyjność postępowania a ponadto zwiększa szanse na otrzymanie jednej części postępowania w przypadku gdy na drugą część postępowania nie było ofert. W przypadku nie podzielenia postępowania na części koniecznie trzeba podać powód braku podziału (pkt 21.3 wniosku).
2.  W przypadku podziału zamówienia na części Wnioskodawca udziela informacji o podziale przedmiotów zamówienia na części oraz wartości netto (pkt 22 wniosku) tych przedmiotów w złotych i euro (przelicznik 4,4536) a także kwocie złotych brutto (pkt 23 i 24 wniosku).
3. Jeśli Wnioskodawca konsultował swoje zamówienie w zakresie opisu przedmiotu zamówienia oraz wartości zamówienie niezbędne jest podanie nazw podmiotów, które uczestniczyły w tych konsultacjach (pkt 26 wniosku).
4. Wnioskodawca uzupełnia wniosek o nazwiska osób przygotowujących odpowiednie załączniki do wniosku (pkt 27 wniosku) oraz koniecznie dołącza załączniki do wniosku (pkt 29 wniosku) jak: dokument z ustalenia wartości zamówienia, Opis Przedmiotu Zamówienia, opis kryteriów oceny ofert i inne potrzebne dokumenty.
5. Wnioskodawca przed podaniem wniosku do zespołu zamówień publicznych własnoręcznie oraz czytelnie podpisuje wniosek zakupowy (pkt 30 i 31 wniosku).

Inne przydatne dokumenty:

Procedura WIP-ZP-P03 Archiwizacja dokumentów dotyczących zamówień publicznych.

Formularz WIP-ZP-F07 Wzór umowy z wykonawcą zamówienia

Przykładowy formularz zamówienia

Rekomendacje Prezesa UZP dotyczące udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych